さいたま市のマイナンバーカード更新｜本体・電子証明書の期限と手続き
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さいたま市でマイナンバーカードを更新するときは、有効期限通知書に書かれた対象を先に確認します。更新するのがカード本体なのか電子証明書なのかで、申請方法も受け取り方も変わるためです。カード本体は申請したあとに交付通知書を受け取り、指定区役所で新しいカードを受け取ります。電子証明書は、新しいカード本体の受け取りとは別に、住民登録のある市区町村の窓口で更新します。
カード本体と電子証明書は期限と手続きが違う
有効期限通知書は、カード本体と電子証明書のどちらか一方、または両方の期限を知らせます。まず有効期限通知書に書かれた対象を確認してください。デジタル庁の案内では、どちらも有効期限の3か月前から更新できますが、電子証明書は窓口で更新する手続きです。
| 対象 | 有効期限の考え方 | 更新の入口 |
|---|---|---|
| マイナンバーカード本体 | 発行時に18歳以上なら発行から10回目、18歳未満なら5回目の誕生日まで。2022年3月31日までに20歳未満で交付申請したカードは、5回目の誕生日まで | 申請後、交付通知書を受け取って窓口で新しいカードを受け取る |
| 電子証明書 | 年齢にかかわらず発行から5回目の誕生日まで | 住民登録のある市区町村の窓口で更新する |
カード本体の期限に使う年齢は発行時点の区分です。現在の年齢だけを見て期限を計算し直さないようにします。なお、デジタル庁は、2022年3月31日までに20歳未満で交付申請したカードを5回目の誕生日までとする注記を示しています。個別の有効期限通知書に記載された期限を優先して確認してください。在留期間の定めがある場合は、在留期間の満了日がカード本体と電子証明書の期限になります。詳しい期限と更新時期はデジタル庁の有効期限・更新案内でも確認できます。
カード本体は「申請→交付通知書→指定区役所」で受け取る
さいたま市の更新FAQでは、カード本体の更新は有効期限の3か月前から申請でき、有効期限を過ぎても手続きできます。期限を過ぎている場合も、申請前に有効期限通知書とさいたま市の最新案内で申請方法・必要な物を確認してから進めます。申請後、カードが完成すると交付通知書が届くため、受取期限・指定区役所・受取時の持ち物は、その通知書で確認します。個別の締切、追加書類、処理期間をこの説明だけで決めないでください。
- 通知書で対象と申請書IDを確認する。カード本体の更新か電子証明書かを分けます。カード本体の申請書IDがある場合は、J-LISの更新案内にある通知書のQRコードを使ったオンライン申請や証明写真機での申請を選べます。
- IDがない場合は、更新案内を確認してから選ぶ。J-LISの更新案内は、有効期限通知書と有効期限内のマイナンバーカード、または市区町村に確認した本人確認書類を持って窓口へ行く方法を示しています。これとは別の一般FAQは、ID付き申請書が手元にない場合、手書き用申請書をダウンロードし、個人番号を書いて郵送する方法を案内し、オンライン希望または個人番号不明なら住所地の市区町村窓口でID付き申請書を無料で入手できるとしています。ただし一般FAQは、IDのない更新通知にも同じ選択肢が使えるとは明記していません。郵送またはオンラインを希望する場合は申請前にさいたま市の更新FAQの問い合わせ先または区役所区民課へ、「IDなしの更新通知でも手書き申請書で郵送できるか、ID付き申請書を受け取ってオンライン申請できるか。使う用紙、必要書類、送付先は何か」を確認してください。
- 郵送できると確認したら、さいたま市の案内どおりに送る。さいたま市FAQでは、手書きの「個人番号カード交付申請書」と顔写真を用意して、〒219-8650 日本郵便株式会社 川崎東郵便局 郵便私書箱第2号 地方公共団体情報システム機構 個人番号カード交付申請書受付センター 宛に郵送します。区役所区民課では申請書を受け取れますが、窓口へ提出することはできません（さいたま市の更新FAQ）。
- 交付通知書が届いてから指定区役所へ行く。カード完成後、住民登録住所へ「個人番号カード交付通知書」（はがき）が送られます。通知書に書かれた期限までに、指定区役所区民課で新しいカードを受け取ります。
たとえば、有効期限通知書でカード本体だけが対象なら、申請書ID・QRコードまたは郵送方法を確認して申請し、あとから届く交付通知書の期限までに、必要な持ち物をそろえて指定区役所へ行きます。電子証明書だけが対象なら、新しいカード本体の受け取りを待つのではなく、マイナンバーカードと通知書（持っている場合）を持って住民登録のある市区町村の窓口へ行きます。この切り分けで、カード本体の受取書類と電子証明書の窓口手続きを混ぜずに準備できます。
郵送する顔写真で確認できる条件
さいたま市の更新FAQが郵送写真について示しているのは、縦4.5cm×横3.5cm、最近6か月以内、正面、無帽、無背景という条件です。写真の裏面には氏名と生年月日を記載します。今回確認した案内には、住所や個人番号などを裏面へ追加する記載はありません。写真の条件はさいたま市の更新FAQで申請前に確認してください。
カード本体の更新を申請できる人
さいたま市の更新FAQでは、カード本体の更新申請をできる人を、15歳以上は本人、15歳未満または成年被後見人は法定代理人としています。これはカード本体の更新申請についての区分です。
任意代理人がカード本体の更新申請をオンラインや郵送などで提出できるかは、今回確認した公式資料には記載がありません。したがって、任意代理人による更新申請は可否未確認として扱います。できるとも、できないとも決めつけず、さいたま市へ個別に確認してください。
一方、代理人によるカード本体の受け取りは、申請後の別段階です。受取代理人の条件を、申請書を提出できる人の条件へ読み替えることはできません。
交付通知書が届いたら、更新FAQの持ち物で受け取る
カード本体の更新FAQが受け取り時に示す持ち物は、次の3つです。交付通知書に書かれた期限と指定区役所も、持ち物と一緒に確認します。
- 個人番号カード交付通知書
- 現在のマイナンバーカード
- 本人確認書類（A書類1点またはB書類2点）
さいたま市の一般的なカード受け取り案内には、B書類1点とC書類1点という組み合わせも掲載されています。しかし、カード本体の更新FAQが示す受取条件へ、その組み合わせを自動で追加できるとは書かれていません。更新時は、更新FAQ、交付通知書、区役所の最新案内を確認してください。自治体によって予約制の場合もあるため、予約の要否も通知書と最新案内で確かめます。
カード本体の受け取りを代理人に頼む場合
さいたま市の更新FAQでは、病気、身体の障害、その他やむを得ない理由で申請者が来庁できない場合の代理受け取りを別に案内しています。この場合は、本人が来庁できないことを証する書類、代理権を確認する書類、本人の交付通知書・カード・本人確認書類、代理人の本人確認書類などが必要です。本人が来庁できない理由や交付通知書の記載に応じて必要物が変わるため、代理受取を決めた時点でさいたま市の代理人によるマイナンバーカードの受け取り案内と区役所へ確認します。
代理受取で使う交付通知書については、本人が本人の住所・氏名、代理人の住所・氏名、暗証番号の欄を記入し、目隠しシールを貼るよう案内されています。これは交付通知書を使ったカード本体の代理受取に関する記載で、電子証明書の照会書兼回答書や委任状の記入欄へ置き換えません。
代理受取の来庁困難を証明する書類の例には、「中学生（15歳の誕生日を迎えた方を除く）、小学生及び未就学児」と、「中学生（15歳の誕生日を迎えた方）、高校生、高専生」という分類があります。別の表では、中学生は年齢を確認できる書類、高校生・高専生は学生証または在学証明書が例として示されています。高校生・高専生には18歳以上の方を含むという分類もあります。これらはカード本体の代理受取ページの年齢・在学分類であり、一般の年齢制度、カード本体の更新申請者の区分、電子証明書更新の代理人条件へ広げて解釈しません。詳しくはさいたま市の代理人受け取り案内を確認してください。
同案内に掲載された「個人番号カード顔写真証明書（法定代理人）」の様式には、日付、申請者本人の顔写真、本人の氏名・住所・生年月日・性別・電話番号、法定代理人の氏名・本人との関係・電話番号の欄があります。これは法定代理人用の様式について確認できる範囲です。施設長用、在宅介護用、支援機関用の様式の全記入欄や、代理受取に使うすべての書類の記入条件までは、ここでは断定しません。必要な様式は法定代理人用の顔写真証明書と最新の受け取り案内で確認してください。
電子証明書はカード本体とは別に窓口で更新する
電子証明書は、コンビニ交付やe-Taxなどの利用に関わる機能です。電子証明書を更新しなくても、カード本体の有効期限までは顔写真付き本人確認書類としてカードを使えます。一方、電子証明書の期限が過ぎると、コンビニ交付やe-Taxなどが利用できなくなります。カード本体を更新する手続きと、電子証明書を更新する手続きは別に考えてください。
電子証明書は発行から5回目の誕生日までが有効期限で、期限の3か月前から更新できます。本人が更新する場合は、マイナンバーカードと、有効期限通知書を持っている場合はその通知書を持参して、住民登録のある市区町村の窓口へ行きます。さいたま市では各区役所区民課が案内されています。手続きの対象と窓口はさいたま市の電子証明書更新案内で確認してください。
電子証明書はオンライン本人確認に使われるため、発行時に対面で本人確認を行います。この理由から、電子証明書の更新はオンラインでは完結せず、窓口で手続きします。この説明は電子証明書更新の境界であり、カード本体のオンライン申請までできないという意味ではありません。
電子証明書を代理人が更新する場合
電子証明書の代理人申請では、本人がカードの交付を受けていて暗証番号を覚えていること、代理人が官公庁発行で有効期限内の顔写真付き本人確認書類を持っていることが必須条件とされています。カード本体の代理受取にある「本人が来庁できない理由」の分類を、電子証明書更新の代理人条件へ転用しません。
法定代理人の場合は、後見登記事項証明書や戸籍謄本など、作成から3か月以内の原本で代理権を証する書類が必要とされています。同一世帯の親等は不要とする記載もあります。この条件は法定代理人として申請する場合のもので、照会書兼回答書の有無や期限後の手続きだけに限られません。
照会書兼回答書がある場合
即日更新できる場合として、J-LISから送付された正式名称「照会書兼回答書」に必要事項を記入し、本人が暗証番号を代理人に見られないよう同封の封筒へ入れて封をし、電子証明書発行から5回目の誕生日までに持参する方法が案内されています。書類名を一般的な「回答書」と省略せず、照会書兼回答書かどうかを確認してください。
照会書兼回答書がない、または期限を過ぎた場合
照会書兼回答書がない場合、または電子証明書発行から5回目の誕生日を過ぎた場合は、窓口で申請書を記入したあと、本人宛てに照会書兼回答書が郵送されます。本人が必要事項を記入したうえで、本人の署名または記名押印がある「委任状」を持参します。回答書の中の委任状でもよいと案内されています。
照会書兼回答書や委任状について、今回確認できたのは書類名、本人の記入、署名または記名押印、封かんなどの範囲です。各欄を一つずつ埋める完全な記入例、任意様式の委任状の全項目、窓口で最初に記入する申請書を誰が記入するかまでは確認できていません。書類を作る前に、さいたま市の電子証明書更新案内で本人の状況に合う書類を確認してください。
在留期間の定めがある場合は、カード本体と電子証明書を分けて確認する
在留期間の定めがある方は、在留期間の満了日がカード本体と電子証明書の有効期限になります。在留期間を延長した場合、カード本体は券面記載事項の変更が必要です。延長せずに在留期間の有効期限が切れた場合、カード本体は失効し、失効後の再交付は有料と案内されています。
在留期間を延長したあと、電子証明書をどう延長するか、自動的に延長されるか、延長しないまま期限を迎えたときに電子証明書だけがどう扱われるかは、今回確認したさいたま市の資料に具体的な記載がありません。カード本体の券面変更や失効の説明を電子証明書へ推測で広げず、在留期間を延長した時点で住民登録のある市区町村へ確認してください。詳しい在留期限の案内はさいたま市のカード受け取り案内でも確認できます。
状況別に、最初の一手を決める
- 有効期限通知書がカード本体を対象にしている場合：有効期限の3か月前から申請でき、有効期限を過ぎても手続きできます。期限後に申請する場合も、個別の締切、追加書類、処理期間は申請前に有効期限通知書とさいたま市の最新案内で確認します。有効期限通知書の申請書ID・QRコードや郵送方法を確認して申請し、申請後はカード完成後に届く交付通知書を待ちます。交付通知書に書かれた受取期限・指定区役所・受取時の持ち物を確認し、現在のカードと本人確認書類A1点またはB2点を持って指定区役所へ行きます。
- 有効期限通知書が電子証明書を対象にしている場合：カード本体の受け取りを待つのではなく、住民登録のある市区町村の窓口で更新します。本人か代理人かを決め、代理人なら暗証番号と照会書兼回答書の有無を先に確認します。
- カード本体の申請者が15歳未満または成年被後見人の場合：法定代理人による申請の区分です。任意代理人のカード本体更新申請の可否は今回の資料では未確認なので、代理受取の条件から申請可否を判断しません。
- カード本体を代理受取する場合：本人が病気などで来庁できない理由と、その証明書類・代理権確認書類・本人と代理人の本人確認書類を、交付通知書と一緒に確認します。年齢・在学の分類もカード本体の代理受取に限って読みます。
- 在留期間を延長した場合：カード本体は券面記載事項の変更を確認し、電子証明書の扱いは自動延長と決めつけず、市区町村へ個別に確認します。
公式ページは更新されることがあるため、申請前には対象の有効期限通知書と、住民登録のある市区町村の最新案内を照合してください。
公式ページで個別条件を確認する
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