転職エージェントの断り方｜7場面の例文と送信後の確認
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転職エージェントからの連絡を断るときは、断る対象を一つに定め、短い理由と今後の希望を分けて早めに伝えます。連絡を無視したままでは、何を断り、どの連絡を続けたいのかを相手へ伝えられません。CareerTrusの解説も、早めに伝えること、理由を添えること、連絡を無視しないことを基本に挙げています。
同解説は、初回面談、求人紹介、面接、内定、入社、サービス退会、担当変更の7ケースを扱っています。ここでは、各場面で特定する対象、伝える文面、送信後に確認することをまとめます。
リンク先のCareerTrus解説は、読者が実際に利用している別サービスの規約、専用窓口、手続き、期限、送信後の処理までは定めていません。内定を承諾した後や入社直前は、法的な結果を決めつけず、利用中サービスの案内や担当窓口で必要な手続きと対象企業への連絡方法を確認します。
最初に、今回断る対象を一つ選ぶ
- 日程が決まった初回面談そのもの
- 紹介された特定の求人
- 面接を含む企業との選考
- 企業から受けた内定
- 紹介先企業への入社予定
- 転職エージェントのサービス全体
- 現在の担当アドバイザー
一件の求人や選考を断ること、今後の求人紹介を止めること、サービス全体を退会することは別の希望です。担当変更も退会とは異なります。今回の辞退内容と、今後のサービスや連絡に何を望むかを分けて伝えます。
文面に入れる4つの情報
- 宛先と対象：利用中サービスの担当窓口に加え、会社名、求人名、面談日時、職種、入社予定日などを特定します。
- 今回断る内容：初回面談、紹介求人、選考、内定、入社予定など、今回断る対象を一つに絞ります。退会と担当変更では、サービス全体か担当者かを明記します。
- 短い理由：自分の実際の理由だけを短く伝えます。詳しい説明を作ったり、架空の事情で埋めたりしません。
- 今後の希望：ほかの求人紹介を続けたいのか、今後の紹介を止めたいのか、サービスを続けたいのか、退会したいのかを用途に合わせて一つ明記します。
以下の【 】内は送信前に置き換えてください。理由の欄には、本人の実際の理由を一文で入れます。個別のサービスで必要な連絡先や送信方法は、そのサービスが案内する窓口で確認してください。
7つの状況別の連絡文と送信後の確認
1. 初回面談を辞退する
該当する状態：日程調整済みの初回面談そのものを受けない場合です。面談の日程変更を求める文面ではありません。
特定する対象：サービス名、担当者名、予定している面談の日付と時刻を記します。
コピー文面（サービス利用を続けたい場合）：
【サービス名】の【担当者名】様
【月日】【時刻】に予定している初回面談そのものを辞退します。
理由は次のとおりです。
【今回の面談を辞退する実際の理由を一文で記入】サービスの利用は続けたいです。面談辞退後に必要な手続きと、今後の案内方法があればお知らせください。
送信後に確認すること：返信で対象の面談日時が正しく伝わり、辞退として受け付けたことを確認します。利用継続の手続きや今後の案内について追加の説明があれば、その内容も確認してください。返信がない場合は、利用中サービスの案内にある窓口で届いたかを確かめます。
2. 紹介された求人を辞退する
該当する状態：紹介を受けた求人だけを断り、応募前の紹介について意思を伝える場合です。すでに選考が進んでいる求人は、次の選考辞退の文面で対象を特定します。
特定する対象：サービス名、担当者名、紹介先の会社名、求人名または職種を入れます。
コピー文面（ほかの求人紹介を続けたい場合）：
【サービス名】の【担当者名】様
ご紹介いただいた【会社名】の【求人名】の求人紹介を辞退します。
理由は次のとおりです。
【この求人を辞退する実際の理由を一文で記入】ほかの求人の紹介は引き続き希望します。
コピー文面（今後の求人紹介を止めたい場合）：
【サービス名】の【担当者名】様
ご紹介いただいた【会社名】の【求人名】の求人紹介を辞退します。
理由は次のとおりです。
【この求人を辞退する実際の理由を一文で記入】今後の求人紹介は停止を希望します。停止に必要な手続きがあればご案内ください。
送信後に確認すること：今回の求人紹介が辞退対象として受け付けられたかを確認します。紹介継続の文面を使った場合は今後の紹介を続ける希望が伝わったか、停止の文面を使った場合は別の手続きが必要かを確認してください。紹介停止とサービス退会を同じ意味として扱わず、サービス全体の利用を終えたい場合は退会の文面を使います。
3. 面接を含む選考を辞退する
該当する状態：企業との選考が進んでおり、その企業の選考を辞退する場合です。初回面談の辞退とは相手も対象も異なります。面接日時だけを変更したい場合は、辞退ではなく日程変更の希望を明記してください。
特定する対象：会社名、職種、選考段階を記します。面接日時が決まっている場合は、その日付と時刻も加えます。
コピー文面（面接日時が決まっている場合）：
【サービス名】の【担当者名】様
【会社名】の【職種】について、【月日】【時刻】の面接を辞退します。
理由は次のとおりです。
【今回の面接を辞退する実際の理由を一文で記入】ほかの求人紹介は引き続き希望します。
コピー文面（面接日時が決まっていない場合）：
【サービス名】の【担当者名】様
【会社名】の【職種】の選考を辞退します。
理由は次のとおりです。
【今回の選考を辞退する実際の理由を一文で記入】ほかの求人紹介は引き続き希望します。
送信後に確認すること：辞退する会社、職種、選考段階が合っているか、担当窓口の返信で確認します。選考先企業へ誰がどのように連絡するのか、読者側に別の対応が必要かも案内に沿って確かめてください。今後の求人紹介を止めたい場合は、上の求人紹介の「今後の求人紹介を止めたい」文面を別に伝えます。
4. 内定を辞退する
該当する状態：企業から内定を受け、承諾する前に辞退する場合が基本です。すでに承諾した場合は、同じ文面を企業へ送る前に、利用中サービスの担当窓口で手続きと企業への連絡方法を確認します。
特定する対象：会社名と職種を記します。内定承諾後の相談では、承諾済みであることも担当窓口に明確に伝えます。
コピー文面（内定を承諾する前）：
【サービス名】の【担当者名】様
【会社名】の【職種】の内定を辞退します。
理由は次のとおりです。
【この内定を辞退する実際の理由を一文で記入】ほかの求人紹介は引き続き希望します。
コピー文面（内定を承諾した後、まず担当窓口へ相談する場合）：
【サービス名】の【担当窓口】様
承諾済みの【会社名】の【職種】の内定について、辞退を希望しています。
理由は次のとおりです。
【内定を辞退したい実際の理由を一文で記入】利用中サービスで必要な手続きと、対象企業への連絡方法をご案内ください。まずは本件の手続きに関する連絡を希望します。
送信後に確認すること：会社名、職種、承諾の状況が担当窓口に正しく伝わったかを確かめ、案内された手続きと企業への連絡方法を確認します。期限、違約、損害、法的な効果は資料から判断できないため、一般化して決めつけません。送信しただけで辞退が完了したとも扱わないでください。
5. 紹介先への入社を見送る
該当する状態：紹介先企業への入社を見送ると決めた場合です。入社日が近い場合は、まず利用中サービスの案内や担当窓口で、必要な手続きと対象企業への連絡方法を確認します。
特定する対象：会社名、職種、決まっている入社予定日を記します。
コピー文面（サービス利用を続け、別の求人相談を希望する場合）：
【サービス名】の【担当窓口】様
【会社名】の【職種】について、【入社予定日】からの入社を見送る意向です。
理由は次のとおりです。
【入社を見送る実際の理由を一文で記入】必要な手続きと、対象企業への連絡方法をご案内ください。サービスの利用は続け、別の求人について相談したいです。
送信後に確認すること：サービスの案内に沿って必要な手続きを確認し、対象企業へ誰がどのように連絡するのかを確かめます。別の求人について相談を続ける希望も伝わったか確認してください。入社直前の個別事情に関する期限や法的な結果は、この文面だけでは判断できません。
6. サービス全体を退会する
該当する状態：一件の求人や選考だけではなく、転職エージェントのサービス全体の利用を終えたい場合です。紹介求人を断ることや担当変更の希望だけなら、この文面は使いません。
特定する対象：退会したいサービス名を明記します。必要な情報の入力を求められた場合は、利用中サービスの正式な案内に従います。
コピー文面：
【サービス名】のサポート窓口 ご担当者様
【サービス名】のサービス全体の退会を希望します。
理由は次のとおりです。
【サービス全体を退会する実際の理由を一文で記入】退会の手続き、今後の連絡の扱い、退会完了の確認方法をご案内ください。追加の申請が必要な場合は、正式な手続き先をお知らせください。
送信後に確認すること：返信やサービス画面で、どの手続きを終えれば退会完了になるかを確認します。依頼を送っただけで退会や連絡停止が済んだとは扱わず、案内された手続きと完了状態を確かめてください。
7. 担当アドバイザーの変更を希望する
該当する状態：サービスの利用は続けたいものの、現在の担当者を変更したい場合です。退会や一件の求人・選考の辞退とは分けて伝えます。
特定する対象：サービス名と現在の担当アドバイザー名を記します。
コピー文面：
【サービス名】の【現在の担当アドバイザー名】様
担当変更を希望します。
理由は次のとおりです。
【担当変更を希望する実際の理由を一文で記入】サービスの利用は続けたいです。担当変更の手続き、今後の連絡窓口、引き継ぎ方法をご案内ください。
送信後に確認すること：変更希望を受け付けたことと、担当変更が実際に反映されたことを分けて確認します。担当者が変わったか、変更までの連絡先や手続きがあるかを、サービスの返信や案内画面で確かめてください。
送信後は受付と完了を分けて確かめる
返信が届いたら、断る対象、短い理由、今後の希望が取り違えられていないかを見ます。受付の返信だけで紹介停止、退会、担当変更、企業への連絡まで完了したとは限りません。返信がない、または手続きが曖昧な場合は、利用中サービスが案内する窓口で、受け付けた対象と残っている作業を確認してください。内定承諾後や入社直前は、案内された手続きと対象企業への連絡方法を確認してから次の対応を決めます。
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